نرم‌افزارهای جزیره‌ای چگونه باعث دوباره‌کاری و اختلاف اطلاعات می‌شوند؟ با یک مثال کاربردی ببینید ERP چگونه فروش، انبار، تولید و حسابداری را هماهنگ می‌کند.
ممکن است یک شرکت برای حسابداری، فروش، انبار و تولید نرم‌افزارهای جداگانه‌ای داشته باشد و هر واحد هم کار خود را به‌خوبی انجام دهد. اما وقتی مدیر فروش می‌خواهد وضعیت موجودی را بداند، حسابداری به اطلاعات تحویل کالا نیاز دارد یا مدیرعامل گزارشی از سفارش‌های در حال انجام می‌خواهد، تازه مشخص می‌شود که این نرم‌افزارها چقدر با یکدیگر ارتباط دارند.
مشکل نرم‌افزارهای جزیره‌ای دقیقاً از همین نقطه شروع می‌شود؛ اطلاعات در بخش‌های مختلف ثبت می‌شوند، اما همیشه به‌درستی در اختیار سایر واحدها قرار نمی‌گیرند. نتیجه می‌تواند ثبت چندباره اطلاعات، اختلاف گزارش‌ها، تأخیر در انجام کارها و دشواری پیگیری فعالیت‌ها باشد.
نرم‌افزار ERP با ایجاد ارتباط میان اطلاعات و فرایندهای سازمان، می‌تواند این پراکندگی را کاهش دهد. البته یکپارچه‌سازی به معنای حذف تمام نرم‌افزارهای مستقل یا خودکارشدن همه فعالیت‌ها نیست.
در این مقاله، ابتدا مشکلات سیستم‌های جزیره‌ای را با یک مثال بررسی می‌کنیم و سپس نشان می‌دهیم ERP چگونه می‌تواند جریان اطلاعات را میان واحدهای شرکت هماهنگ کند.
بیشتر شرکت‌ها از همان ابتدا با چندین نرم‌افزار مستقل شروع به کار نمی‌کنند. معمولاً با گسترش فعالیت‌ها، هر واحد برای پاسخ‌گویی به نیازهای خود سراغ ابزار یا نرم‌افزار جدیدی می‌رود.
برای مثال، ممکن است یک شرکت ابتدا نرم‌افزار حسابداری تهیه کند. مدتی بعد، با افزایش تعداد سفارش‌ها به نرم‌افزار فروش نیاز پیدا کند و پس از گسترش فعالیت انبار، سیستم جداگانه‌ای برای مدیریت موجودی راه‌اندازی کند. با توسعه تولید نیز نرم‌افزار دیگری برای برنامه‌ریزی و ثبت عملیات به مجموعه اضافه شود.
این تصمیم‌ها در زمان خود ممکن است کاملاً منطقی باشند. هر نرم‌افزار برای حل یک مسئله مشخص انتخاب شده و احتمالاً نیاز همان واحد را هم برطرف کرده است.
مشکل زمانی به وجود می‌آید که این سیستم‌ها بدون ارتباط مناسب در کنار یکدیگر قرار بگیرند.
فرض کنید واحد فروش اطلاعات مشتریان و سفارش‌ها را در نرم‌افزار خودش نگهداری می‌کند. واحد انبار اطلاعات کالا و موجودی را در سیستم دیگری ثبت می‌کند و حسابداری نیز برای صدور اسناد مالی به اطلاعات همان معاملات نیاز دارد.
اگر این نرم‌افزارها به یکدیگر متصل نباشند، کارکنان مجبور می‌شوند اطلاعات را به‌صورت دستی میان سیستم‌ها منتقل کنند.
در چنین شرایطی ممکن است هر واحد اطلاعات نسبتاً دقیقی درباره فعالیت‌های خودش داشته باشد، اما سازمان نتواند تصویر کامل و به‌روزی از یک فرایند مشترک به دست آورد.
یکی از نشانه‌های اصلی جزیره‌ای‌شدن نرم‌افزارها، ثبت اطلاعات یکسان در چند محل است.
برای مثال، ممکن است مشخصات یک مشتری در نرم‌افزار فروش و حسابداری جداگانه تعریف شده باشد. اگر شماره تماس یا اطلاعات شرکت تغییر کند، لازم است این تغییر در هر دو سیستم ثبت شود.
همین اتفاق درباره کد کالا، قیمت‌ها، مشخصات تأمین‌کنندگان یا اطلاعات سفارش‌ها نیز ممکن است رخ دهد.
تا زمانی که همه تغییرات به‌درستی در سیستم‌های مختلف ثبت شوند، شاید مشکل چندان مشخص نباشد. اما کافی است یک تغییر در یکی از نرم‌افزارها انجام شود و در دیگری ثبت نشود.
از این مرحله به بعد، هر واحد ممکن است اطلاعات متفاوتی درباره یک موضوع مشترک داشته باشد.
در واقع، جزیره‌ای‌بودن نرم‌افزارها فقط به معنی استفاده از چند برنامه جداگانه نیست؛ مسئله اصلی، نبود ارتباط قابل اعتماد میان اطلاعات و فعالیت‌هایی است که به یکدیگر وابسته‌اند.
برای روشن‌ترشدن این موضوع، بهتر است مسیر انجام یک سفارش واقعی‌نما را در شرکتی با نرم‌افزارهای جداگانه دنبال کنیم.
فرض کنید یک شرکت تولیدکننده قطعات صنعتی، سفارشی برای تولید و تحویل ۲۰۰۰ قطعه از مشتری دریافت کرده است.
کارشناس فروش سفارش را در نرم‌افزار مربوط ثبت می‌کند. برای تعیین زمان تحویل، لازم است بداند چه تعداد قطعه آماده در انبار وجود دارد و چه مقدار از سفارش باید تولید شود.
اما اطلاعات موجودی در نرم‌افزار انبار نگهداری می‌شود و واحد فروش به وضعیت به‌روز آن دسترسی مستقیم ندارد. بنابراین کارشناس فروش با مسئول انبار تماس می‌گیرد یا درخواست می‌کند موجودی را برای او ارسال کند.
مسئول انبار گزارش موجودی را تهیه می‌کند، اما بخشی از کالاهای موجود قبلاً برای سفارش دیگری کنار گذاشته شده‌اند. اگر گزارش فقط موجودی فیزیکی را نشان دهد و تعهدات قبلی در آن مشخص نباشند، احتمال دارد واحد فروش مقدار قابل تحویل را بیشتر از واقعیت تصور کند.
پس از بررسی مشخص می‌شود بخشی از سفارش به تولید جدید نیاز دارد.
واحد فروش اطلاعات را برای برنامه‌ریزی تولید ارسال می‌کند. مسئول برنامه‌ریزی نیز باید مقدار موردنیاز، تاریخ تحویل و مشخصات محصول را در نرم‌افزار دیگری وارد کند.
اگر مشخصات سفارش در این مرحله اشتباه منتقل شود یا تغییرات بعدی به‌موقع اطلاع داده نشوند، برنامه تولید ممکن است با سفارش نهایی مشتری هماهنگ نباشد.
در ادامه، واحد تولید برای آماده‌سازی سفارش به مواد اولیه نیاز دارد. اطلاعات مواد موجود در انبار مواد اولیه بررسی می‌شود و در صورت کسری، درخواست خرید به واحد تأمین ارسال می‌شود.
در هرکدام از این مراحل ممکن است اطلاعات از طریق فایل اکسل، پیام‌رسان، تماس تلفنی یا ثبت دوباره در نرم‌افزارهای مختلف منتقل شوند.
پس از تکمیل تولید، کالا تحویل انبار می‌شود و سپس برای مشتری ارسال خواهد شد. واحد مالی نیز برای صدور اسناد و پیگیری مطالبات باید از مقدار تحویل‌شده و شرایط فروش اطلاع داشته باشد.
اگر اطلاعات میان واحدها با تأخیر منتقل شوند، ممکن است وضعیت سفارش در نرم‌افزار فروش «آماده تحویل» باشد، اما انبار هنوز خروج کالا را ثبت نکرده باشد. در این شرایط، مدیر فروش و مدیر مالی ممکن است گزارش‌های متفاوتی درباره همان سفارش دریافت کنند.
این مثال فرضی نشان می‌دهد مشکل نرم‌افزارهای جزیره‌ای معمولاً در یک عملیات مستقل دیده نمی‌شود؛ بلکه هنگام انتقال کار و اطلاعات از یک واحد به واحد دیگر خودش را نشان می‌دهد.
البته استفاده از نرم‌افزارهای جداگانه الزاماً باعث چنین مشکلاتی نمی‌شود. اگر ارتباط مناسبی میان سیستم‌ها برقرار شده باشد، بسیاری از این اطلاعات می‌توانند بدون ورود دستی منتقل شوند.
اما وقتی ارتباط وجود ندارد یا ناقص است، با افزایش حجم فعالیت شرکت، هماهنگی میان واحدها دشوارتر خواهد شد.
اینجاست که نقش یک سیستم ERP روشن‌تر می‌شود.
ERP فقط مجموعه‌ای از نرم‌افزارهای مالی، فروش، انبار و تولید نیست که در یک محیط مشترک کنار هم قرار گرفته باشند. هدف اصلی آن این است که فعالیت‌های مرتبط سازمان بر اساس اطلاعات هماهنگ و فرایندهای مشخص مدیریت شوند.
برای مثال، زمانی که سفارشی در بخش فروش ثبت می‌شود، اطلاعات آن باید بتواند در مراحل مرتبط بعدی مورد استفاده قرار بگیرد؛ بدون اینکه کارکنان مجبور باشند همان مشخصات را بارها در نرم‌افزارهای مختلف وارد کنند.
این ارتباط از چند طریق برقرار می‌شود.
اولین بخش مهم یکپارچگی، هماهنگی اطلاعات پایه سازمان است.
در یک سیستم یکپارچه، اطلاعاتی مانند مشخصات کالا، مشتری، تأمین‌کننده و واحدهای اندازه‌گیری بر اساس تعاریف مشترک مدیریت می‌شوند.
برای مثال، وقتی یک کالا با شناسه مشخصی در سیستم تعریف شده باشد، بخش‌های فروش، خرید و انبار می‌توانند در عملیات مرتبط به همان کالا ارجاع دهند.
به این ترتیب احتمال اینکه یک کالا با نام‌ها یا کدهای متفاوت در چند بخش ثبت شود، کاهش پیدا می‌کند.
البته این موضوع الزاماً به معنای استفاده تمام ماژول‌ها از یک پایگاه داده فیزیکی نیست. بعضی سامانه‌های ERP از ساختار داده مرکزی استفاده می‌کنند و برخی دیگر اطلاعات را میان اجزای مختلف به‌صورت هماهنگ نگه می‌دارند.
آنچه برای سازمان اهمیت دارد این است که اطلاعات مشترک، تعریف و مرجع مشخصی داشته باشند و تغییرات آن‌ها به‌شکل قابل اعتماد در بخش‌های مرتبط منعکس شوند.
این هماهنگی علاوه بر کاهش دوباره‌کاری، به تهیه گزارش‌هایی کمک می‌کند که اطلاعات چند واحد را در کنار یکدیگر نشان می‌دهند.
دومین بخش مهم، ارتباط میان عملیات است.
برای مثال، یک سفارش فروش ممکن است پس از ثبت و تأیید، مبنای بررسی موجودی، برنامه‌ریزی تأمین یا تولید و در ادامه تحویل کالا قرار بگیرد.
در این حالت، هر مرحله به اطلاعات مرحله قبلی دسترسی دارد و می‌تواند سوابق مربوط به همان سفارش را حفظ کند.
این ارتباط ممکن است به‌صورت خودکار، با تأیید کاربر یا از طریق عملیات مشخص در سیستم انجام شود. روش دقیق آن به طراحی ERP و تنظیمات فرایند بستگی دارد.
نکته مهم این است که اطلاعات یک فعالیت در مسیر انجام کار گم نشوند و کارکنان مجبور نباشند رابطه میان اسناد و عملیات را خارج از سیستم پیگیری کنند.
برای مثال، مدیر فروش باید بتواند متناسب با امکانات نرم‌افزار بررسی کند سفارش مشتری در انتظار تأمین است، وارد برنامه تولید شده یا به مرحله آماده‌سازی تحویل رسیده است.
همین ارتباط می‌تواند به بخش مالی کمک کند اسناد و رویدادهای مرتبط با سفارش را به‌درستی شناسایی کند.
یکپارچگی فقط درباره انتقال داده نیست. در بسیاری از فعالیت‌های سازمان، تصمیم‌گیری و تأیید افراد مختلف نیز اهمیت دارد.
فرض کنید واحد خرید قصد ثبت سفارش تأمین مواد اولیه را دارد. ممکن است طبق مقررات داخلی شرکت، درخواست خرید ابتدا به تأیید مسئول مربوط برسد و سپس برای خرید اقدام شود.
در یک ERP که امکان مدیریت گردش کار را دارد، می‌توان این مراحل را به‌صورت مشخص تعریف و پیگیری کرد.
هر کاربر نیز با توجه به مسئولیت خود می‌تواند به اطلاعات و عملیات مربوط دسترسی داشته باشد.
این روش می‌تواند به کاهش ابهام درباره مسئول رسیدگی، وضعیت درخواست و سابقه تأییدها کمک کند.
البته یکپارچگی اطلاعات به معنای دسترسی همه کارکنان به تمام اطلاعات شرکت نیست. نرم‌افزار باید امکان تفکیک سطح دسترسی و حفاظت از اطلاعات محرمانه را فراهم کند.
با روشن‌شدن این سه سازوکار، می‌توانیم به همان سفارش ۲۰۰۰ قطعه برگردیم و ببینیم در یک ERP مناسب، مسیر انجام آن چگونه تغییر می‌کند.
این بار فرض کنیم شرکت تولیدکننده قطعات صنعتی از یک ERP استفاده می‌کند که فرایندهای فروش، انبار، تأمین، تولید و مالی موردنیاز آن به‌درستی در ارتباط با یکدیگر طراحی شده‌اند.
کارشناس فروش سفارش ۲۰۰۰ قطعه را برای مشتری ثبت می‌کند. از آنجا که اطلاعات مشتری و کالا در سیستم دارای شناسه‌های مشخصی هستند، لازم نیست مشخصات آن‌ها دوباره در هر بخش وارد شوند.
پس از ثبت سفارش، کارشناس فروش می‌تواند وضعیت موجودی مربوط به محصول را بررسی کند.
در این مرحله، تفاوت میان موجودی فیزیکی و موجودی قابل تخصیص اهمیت دارد. برای مثال، اگر ۸۰۰ قطعه در انبار باشد اما ۳۰۰ قطعه آن قبلاً به سفارش دیگری اختصاص یافته باشد، مقدار قابل استفاده برای سفارش جدید ممکن است فقط ۵۰۰ قطعه باشد.
در یک ERP مناسب، این اطلاعات باید بر اساس قواعد مدیریت موجودی و تعهدات شرکت قابل بررسی باشند.
سپس برای کسری سفارش، فرایند تأمین یا تولید متناسب با روش کاری شرکت آغاز می‌شود.
اگر قطعات باید تولید شوند، اطلاعات موردنیاز می‌توانند در اختیار واحد برنامه‌ریزی تولید قرار بگیرند. مسئول برنامه‌ریزی نیز وضعیت مواد اولیه، ظرفیت و برنامه‌های موجود را بررسی می‌کند و درباره زمان‌بندی عملیات تصمیم می‌گیرد.
در صورت نیاز به خرید مواد، درخواست تأمین از طریق فرایند تعریف‌شده ثبت و پیگیری می‌شود.
وقتی مواد دریافت و عملیات تولید انجام شد، رویدادهای مربوط به دریافت مواد، مصرف، تولید و تحویل محصول در بخش‌های مرتبط ثبت می‌شوند.
در ادامه، هنگام تحویل محصول به مشتری، اسناد و اطلاعات لازم برای انبار و واحد مالی بر اساس روند تعریف‌شده در سیستم ایجاد یا در دسترس قرار می‌گیرند.
در اینجا باید به یک تفاوت مهم توجه کرد: ثبت سفارش فروش الزاماً به معنای خروج کالا از انبار نیست. ثبت سفارش ممکن است باعث ایجاد تعهد یا رزرو موجودی شود، اما کاهش موجودی فیزیکی معمولاً به ثبت عملیات مرتبط با خروج یا تحویل کالا وابسته است.
همین‌طور ثبت اطلاعات مالی ممکن است در مراحل مشخصی مانند صدور فاکتور، تأیید سند یا ثبت رویدادهای مربوط انجام شود؛ نه الزاماً در لحظه ثبت سفارش.
بنابراین یک ERP مناسب قرار نیست تمام مراحل را بدون دخالت کارکنان انجام دهد. ارزش اصلی آن این است که اطلاعات و سوابق فعالیت‌ها در یک جریان مشخص باقی بمانند.
برای مثال، وقتی مدیر فروش وضعیت سفارش را بررسی می‌کند، دیگر نباید برای شناسایی ارتباط میان سفارش، برنامه تولید و تحویل کالا مجبور به جمع‌آوری دستی چند گزارش نامرتبط باشد؛ البته به شرط آنکه این ارتباطات در نرم‌افزار پیاده‌سازی شده باشند.
تفاوت دو روش را می‌توان در جدول زیر خلاصه کرد:
| مرحله فعالیت | نرم‌افزارهای جدا و بدون ارتباط مناسب | ERP یکپارچه |
|---|---|---|
| ثبت سفارش | اطلاعات در سیستم فروش ثبت می‌شود | سفارش در فرایند مشترک ثبت و پیگیری می‌شود |
| بررسی موجودی | استعلام از سیستم یا مسئول انبار | وضعیت موجودی مرتبط با سفارش قابل بررسی است |
| برنامه‌ریزی تولید | انتقال مجدد اطلاعات سفارش | اطلاعات سفارش در فرایند تولید مورد استفاده قرار می‌گیرد |
| تأمین مواد | درخواست از طریق ابزارهای جداگانه | درخواست و وضعیت تأمین می‌تواند به فرایند مرتبط شود |
| تحویل محصول | هماهنگی و ثبت اطلاعات در چند محل | وضعیت تحویل با سفارش ارتباط دارد |
| ثبت اطلاعات مالی | دریافت و تطبیق دستی بعضی اطلاعات | اسناد و رویدادهای مالی با عملیات مرتبط قابل پیگیری‌اند |
| گزارش مدیریتی | جمع‌آوری اطلاعات از چند منبع | امکان تهیه گزارش از اطلاعات هماهنگ بخش‌ها وجود دارد |
این جدول یک مقایسه مفهومی است. میزان خودکارسازی و نوع ارتباط میان بخش‌ها در نرم‌افزارهای مختلف ERP یکسان نیست.
اما وقتی این ارتباطات به‌درستی برقرار شوند، نتیجه فقط ساده‌ترشدن ثبت سفارش نیست؛ شیوه پیگیری و مدیریت فعالیت‌های سازمان نیز تغییر می‌کند.
وقتی اطلاعات بخش‌های مختلف شرکت با یکدیگر هماهنگ باشند، مدیران برای پیگیری بسیاری از فعالیت‌ها به جمع‌آوری دستی اطلاعات وابستگی کمتری خواهند داشت.
برای مثال، مدیر فروش می‌تواند علاوه بر تعداد سفارش‌های ثبت‌شده، وضعیت رسیدگی و تحویل آن‌ها را بررسی کند. مدیر تولید نیز می‌تواند برنامه‌ها و عملیات مرتبط با سفارش‌ها را پیگیری کند و مدیر مالی به اطلاعات قابل اتکاتری از رویدادهای مالی مرتبط دسترسی داشته باشد.
این موضوع می‌تواند هماهنگی میان واحدها را بهبود دهد؛ زیرا هر واحد مجبور نیست تمام اطلاعات موردنیاز خود را دوباره از سایر بخش‌ها دریافت و ثبت کند.
همچنین اختلاف میان گزارش‌ها ممکن است کاهش پیدا کند. برای نمونه، اگر تعریف کالا، مشتری و وضعیت سفارش در سیستم‌های مختلف یکسان باشد، تطبیق اطلاعات فروش و انبار ساده‌تر خواهد شد.
البته وجود ERP به‌تنهایی صحت گزارش‌ها را تضمین نمی‌کند. کیفیت اطلاعات ورودی، درست‌بودن تنظیمات، ثبت به‌موقع عملیات و تعریف مناسب شاخص‌ها همچنان اهمیت دارند.
در شرکت‌های خدماتی نیز یکپارچگی می‌تواند کاربرد مشابهی داشته باشد.
فرض کنید یک شرکت خدمات مهندسی چند پروژه هم‌زمان دارد. اطلاعات قراردادها در یک فایل، فعالیت کارکنان در سیستم دیگر و هزینه‌های پروژه در نرم‌افزار حسابداری ثبت می‌شوند.
اگر این اطلاعات ارتباط مناسبی نداشته باشند، مدیر پروژه برای بررسی وضعیت هزینه‌ها و پیشرفت کار مجبور است گزارش‌های مختلف را کنار هم قرار دهد.
اما در یک سیستم یکپارچه که امکانات لازم برای مدیریت پروژه، ثبت فعالیت‌ها و ارتباط با اطلاعات مالی را دارد، بررسی وضعیت پروژه می‌تواند منظم‌تر انجام شود.
بنابراین نتیجه مهم یکپارچه‌سازی فقط کاهش تعداد نرم‌افزارهای مورد استفاده نیست. هدف این است که مدیران بتوانند یک فعالیت یا فرایند را در بخش‌های مختلف سازمان به‌صورت مرتبط دنبال کنند.
بااین‌حال، برای رسیدن به این نتیجه همیشه لازم نیست تمام نرم‌افزارهای موجود شرکت کنار گذاشته شوند.
خیر. استفاده از ERP یکی از راه‌های برطرف‌کردن مشکلات نرم‌افزارهای جزیره‌ای است، اما تنها راه ممکن نیست.
ممکن است شرکتی از چند نرم‌افزار تخصصی مناسب استفاده کند و هرکدام نیز وظایف خود را به‌خوبی انجام دهند. اگر بتوان اطلاعات و فرایندهای مرتبط را به‌صورت قابل اعتماد میان این سیستم‌ها هماهنگ کرد، لزوماً نیازی به جایگزینی همه آن‌ها وجود ندارد.
برای تصمیم‌گیری بهتر، باید مشخص شود مشکل اصلی شرکت چیست: محدودیت امکانات نرم‌افزارهای فعلی یا نبود ارتباط مناسب میان آن‌ها؟
در بعضی شرکت‌ها، مشکل اصلی این است که نرم‌افزار فروش و حسابداری یا سیستم انبار و فروش اطلاعات خود را به‌صورت مستقل نگهداری می‌کنند.
اگر این نرم‌افزارها امکان تبادل اطلاعات داشته باشند، ممکن است بتوان با استفاده از رابط‌های نرم‌افزاری یا API، ارتباط موردنیاز را ایجاد کرد.
برای مثال، ثبت سفارش در نرم‌افزار فروش می‌تواند اطلاعات مشخصی را در اختیار سیستم دیگری قرار دهد تا عملیات مربوط به آن انجام شود.
این روش در صورتی مناسب است که نرم‌افزارهای فعلی نیازهای اصلی شرکت را پوشش دهند و ایجاد ارتباط میان آن‌ها از نظر هزینه، امنیت و نگهداری قابل قبول باشد.
بااین‌حال، اتصال دو نرم‌افزار فقط به معنی انتقال داده نیست. باید مشخص شود اطلاعات اصلی در کدام سیستم ثبت می‌شوند، اختلاف داده‌ها چگونه برطرف می‌شود و در صورت قطع ارتباط، درخواست‌های منتقل‌نشده چه وضعیتی پیدا می‌کنند.
همچنین بعضی ارتباطات ممکن است لحظه‌ای و بعضی دیگر دوره‌ای باشند. بنابراین هنگام طراحی یکپارچگی باید زمان موردنیاز برای به‌روزرسانی اطلاعات نیز مشخص شود.
در بسیاری از سازمان‌ها، استفاده از ERP به معنای کنارگذاشتن همه ابزارهای تخصصی نیست.
برای مثال، یک شرکت تولیدی ممکن است از نرم‌افزارهای طراحی مهندسی، کنترل تجهیزات یا برنامه‌های تخصصی مرتبط با فرایند تولید استفاده کند.
این نرم‌افزارها ممکن است امکاناتی داشته باشند که جایگزین‌کردن آن‌ها با ماژول‌های عمومی ERP منطقی نباشد.
در چنین شرایطی، ERP می‌تواند بخشی از فرایندهای اصلی سازمان مانند خرید، فروش، انبار و امور مالی را مدیریت کند و اطلاعات موردنیاز را با نرم‌افزارهای تخصصی تبادل کند.
مهم این است که ارتباط میان این سیستم‌ها درست تعریف شود و مشخص باشد هر نوع اطلاعات در کدام بخش ایجاد، اصلاح و نگهداری می‌شود.
به این ترتیب، سازمان می‌تواند از مزایای یکپارچگی بهره ببرد، بدون اینکه مجبور باشد ابزارهای تخصصی مناسب خود را کنار بگذارد.
گاهی نیز نرم‌افزارهای موجود علاوه بر ارتباط ضعیف، محدودیت‌های جدی دیگری دارند.
ممکن است امکانات آن‌ها برای حجم فعلی فعالیت کافی نباشد، پشتیبانی مناسبی نداشته باشند یا توسعه و اتصالشان به سیستم‌های دیگر دشوار شده باشد.
در چنین شرایطی، جایگزینی با ERP ممکن است انتخاب مناسب‌تری باشد.
البته لازم نیست همیشه تمام سیستم‌ها به‌صورت هم‌زمان تغییر کنند.
در بعضی سازمان‌ها می‌توان استقرار را از بخش‌های اصلی آغاز کرد و پس از آماده‌شدن اطلاعات و کاربران، سایر واحدها را به سیستم جدید منتقل کرد.
این روش باید با توجه به وابستگی فرایندها طراحی شود؛ زیرا اجرای هم‌زمان دو سیستم بدون مشخص‌کردن مرجع اصلی اطلاعات می‌تواند باعث ایجاد اختلاف و دوباره‌کاری شود.
بنابراین انتخاب میان اتصال نرم‌افزارهای فعلی، استفاده از ERP در کنار آن‌ها یا جایگزینی کامل باید بر اساس وضعیت واقعی سازمان انجام شود.
پس از مشخص‌شدن این رویکرد، مهم است بتوانیم عملکرد یکپارچگی را در نرم‌افزار موردنظر آزمایش کنیم.
بسیاری از شرکت‌های ارائه‌دهنده ERP درباره یکپارچگی نرم‌افزار خود صحبت می‌کنند، اما بهتر است این ویژگی را فقط از روی معرفی محصول یا فهرست ماژول‌ها ارزیابی نکنید.
راه مناسب‌تر این است که یک فرایند واقعی از فعالیت‌های شرکت را انتخاب کنید و بخواهید همان فرایند در محیط نرم‌افزار نمایش داده شود.
برای مثال، می‌توانید مسیر ثبت یک سفارش فروش تا بررسی موجودی، تأمین یا تولید، تحویل و ثبت اطلاعات مالی مرتبط را در نظر بگیرید.
در طول نمایش، به چند موضوع توجه کنید:
پاسخ این سؤال‌ها می‌تواند تصویر دقیق‌تری از میزان یکپارچگی نرم‌افزار ارائه دهد.
بهتر است در جلسه دمو، فقط عملکردهای آماده و از پیش تنظیم‌شده نمایش داده نشوند. اگر امکان دارد، یک سناریوی متناسب با نیاز شرکت خودتان را نیز آزمایش کنید.
همچنین مشخص کنید قابلیت‌های نمایش‌داده‌شده در نسخه فعلی نرم‌افزار فعال هستند یا برای استفاده از آن‌ها به تنظیمات، توسعه اختصاصی یا اتصال به محصول دیگری نیاز خواهید داشت.
نکته مهم دیگر این است که یکپارچگی مناسب نباید باعث حذف کنترل‌های ضروری شود. ممکن است یک مرحله به تأیید مسئول انبار یا مدیر مالی نیاز داشته باشد و این موضوع به معنای ضعف ارتباط سیستم نباشد.
آنچه باید بررسی شود، ارتباط درست اطلاعات، شفافیت وضعیت فعالیت‌ها و کاهش انتقال دستی غیرضروری داده‌هاست.
این ارزیابی کمک می‌کند میان محصولی که فقط چند ماژول در کنار هم دارد و سامانه‌ای که واقعاً فرایندهای مرتبط سازمان را مدیریت می‌کند، تفاوت قائل شوید.
اگر در شرکت شما نرم‌افزارهای مختلفی وجود دارند و ارتباط اطلاعات میان آن‌ها به یکی از مشکلات روزمره تبدیل شده، بهتر است پیش از انتخاب راه‌حل، جریان اطلاعات را بررسی کنید.
برای شروع لازم نیست تمام فعالیت‌های سازمان را یک‌باره تغییر دهید. یک فرایند مهم را انتخاب کنید که چند واحد در انجام آن نقش دارند؛ مثلاً از ثبت سفارش فروش تا تحویل کالا یا از درخواست خرید تا دریافت مواد اولیه و ثبت اطلاعات مالی مرتبط.
سپس مشخص کنید در هر مرحله چه اطلاعاتی ثبت می‌شوند، مسئول انجام کار چه کسی است و داده‌ها چگونه به واحد بعدی منتقل می‌شوند.
در این بررسی معمولاً مشخص می‌شود کدام اطلاعات چند بار وارد می‌شوند، کجا به فایل اکسل یا تماس تلفنی وابسته هستید و در چه بخش‌هایی امکان بروز اختلاف یا تأخیر وجود دارد.
پس از شناخت این نقاط، می‌توان بررسی کرد آیا اتصال نرم‌افزارهای فعلی پاسخ‌گوست یا استفاده از ERP راهکار مناسب‌تری خواهد بود.
اگر تصمیم به استقرار ERP گرفتید، بهتر است پیش از اجرا وضعیت اطلاعات موجود، ارتباط فرایندها، مسئولیت کاربران و امکانات واقعی نرم‌افزار را بررسی کنید.
مشکل نرم‌افزارهای جزیره‌ای از زمانی جدی می‌شود که اطلاعات مرتبط شرکت در سیستم‌های جداگانه نگهداری شوند و ارتباط مناسبی میان آن‌ها وجود نداشته باشد. در این شرایط، کارکنان ممکن است مجبور شوند داده‌ها را چند بار ثبت کنند و مدیران برای پیگیری یک فعالیت به گزارش‌های پراکنده وابسته باشند.
ERP با ایجاد ارتباط میان اطلاعات پایه، عملیات و فرایندهای سازمان می‌تواند این مشکلات را کاهش دهد و پیگیری فعالیت‌ها را منظم‌تر کند.
بااین‌حال، انتخاب درست همیشه به معنای جایگزینی تمام نرم‌افزارها نیست. گاهی اتصال سیستم‌های موجود یا استفاده از ERP در کنار ابزارهای تخصصی، گزینه مناسب‌تری است.
برای بررسی عملی این موضوع، بهتر است یکی از فرایندهای اصلی شرکت خود را مبنا قرار دهید و ببینید نرم‌افزار موردنظر چگونه اطلاعات آن را میان واحدهای مختلف مدیریت می‌کند.
اگر در حال بررسی راهکارهای یکپارچه‌سازی سازمان هستید، می‌توانید برای آشنایی با محیط و امکانات نرم‌افزار کارحامی از تور محصول استفاده کنید یا درباره نیازهای شرکت خود درخواست مشاوره ثبت کنید.
ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی، نرم‌افزاری یکپارچه برای هماهنگ‌کردن مالی، فروش، انبار، خرید، تولید و منابع انسانی است. در این راهنما کارکرد، ماژول‌ها، مزایا، محدودیت‌ها و نکات انتخاب و پیاده‌سازی ERP را مرور می‌کنیم.
آیا شرکت شما به ERP نیاز دارد؟ با ۱۰ نشانه مهم، از مغایرت انبار و گزارش‌های مالی تا مشکلات فروش و رشد سازمان آشنا شوید و نیاز واقعی شرکت را ارزیابی کنید.
برای انتخاب نرم‌افزار ERP مناسب شرکت خود، معیارهای خرید، یکپارچگی ماژول‌ها، هزینه استقرار، پشتیبانی و روش مقایسه نرم‌افزارهای ERP را بررسی کنید.
هنوز دیدگاهی ثبت نشده است. نخستین نفر باشید.
در یک جلسه‌ی کوتاه، نرم‌افزار را متناسب با فرایندهای سازمان شما نشان می‌دهیم و درباره‌ی نسخه‌ی مناسب با هم صحبت می‌کنیم. این جلسه هزینه‌ای ندارد.
نسخه‌ی نمایشی فقط‌خواندنی است و با داده‌های نمونه کار می‌کند.
نام و شمارهی موبایل خود را وارد کنید؛ با کدی که پیامک می‌شود وارد نسخه‌ی نمایشی میشوید.
فرم را پر کنید؛ برای هماهنگی زمان جلسه با شما تماس میگیریم.
همکاران ما بهزودی برای هماهنگی زمان دمو با شما تماس می‌گیرند.
