از نامه‌ی کاغذی تا کارتابل یکپارچه: نقشه‌ی راه اتوماسیون اداری در سازمان

بسیاری از سازمان‌ها اتوماسیون اداری خریده‌اند اما هنوز درخواست مرخصی روی کاغذ امضا می‌شود و نامه‌ها پس از ثبت در سامانه، چاپ و دست‌به‌دست می‌شوند. مشکل معمولاً در نرم‌افزار نیست؛ در این است که فقط بخشی از گردش کار به سامانه آمده است.

قدم اول: نامه‌ها

نامه‌های داخلی، صادره و وارده با شماره‌گذاری خودکار، ارجاع با دستور و مهلت، و پیوند پاسخ و پیرو. شرط موفقیت: همه‌ی ارجاع‌ها فقط در سامانه انجام شوند.

قدم دوم: درخواست‌های اداری

مرخصی، مأموریت، اضافه‌کار و تنخواه بیشترین حجم کاغذ را دارند. فرم‌های آماده با گردش تأیید چندمرحله‌ای، این کاغذها را حذف می‌کنند و برای کارکنان هم شفاف است که درخواستشان کجاست.

قدم سوم: امضای الکترونیک و بایگانی

وقتی امضا هم در سامانه انجام شود، دیگر دلیلی برای چاپ نمی‌ماند. بایگانی با کد طبقه‌بندی و جستجو، پیدا کردن یک سند قدیمی را از ساعت‌ها به ثانیه‌ها می‌رساند.

قدم چهارم: یک کارتابل برای همه‌چیز

کارمند نباید برای دیدن نامه‌ها یک جا، درخواست‌ها جای دیگر و کارهای واحد خودش (مثل دستور کار نت یا تأیید خرید) جای سوم را نگاه کند. کارتابل یکپارچه همه‌ی کارهای منتظر هر نفر را در یک صفحه جمع می‌کند؛ و همین است که سامانه را به عادت روزانه تبدیل می‌کند.

نکته‌ی آخر

از مدیران شروع کنید. وقتی مدیران ارجاع و تأیید را فقط در سامانه انجام دهند، بقیه‌ی سازمان خیلی سریع دنبالشان می‌آید.